Forschungsinformationssystem

Im Gegensatz zu Forschungsdaten, die als Primärdaten oder Produkte während des Forschungsprozesses erhoben und erzeugt werden, handelt es sich bei Forschungsinformationen um beschreibende Merkmale zur Forschung (Metadaten) und Inhalte von Informationsressourcen, um diese recherchierbar und indexierbar zu machen.

Es können mehrere Arten von Forschungsinformationen erfasst werden. Zum einen können Metadaten zu Personen und Organisationseinheiten einer Institution erfasst werden. Desweiteren können Metadaten zu Forschungsaktivitäten und -ergebnissen erfasst werden, wie z. B. Publikationen, Projekte, Forschungsdaten, Patente, Kooperationspartner, Qualifikationen, Auszeichnungen oder Ausgründungen. Darüber hinaus können Metadaten zu Forschungsinfrastrukturen erfasst werden, wie z. B. Großgeräte, Instrumente, Grid- und Clouddienste oder (Groß-)Rechner und Software.

FIS wurden für die Erfassung, Organisation, Speicherung und Verknüpfung von Forschungsinformationen konzipiert. In diesen Systemen werden Forschungsinformationen, die dezentral in verschiedenen Quellsystemen (Drittmittelverwaltung, E-Verwaltung etc.) vorgehaltenen werden, zusammengeführt und ggf. angereichert, um für verschiedene Zwecke und Systeme nachnutzbar und auswertbar zu werden.

1. Ein FIS erfasst und vernetzt Metadaten über die Forschung, zum Beispiel in Form von Repositorien, Projektdatenbanken.
2. Ein FIS unterstützt Prozesse im Forschungsmanagement, da die vorgehaltenen Daten als Basis für Entscheidungsprozesse oder die leistungsorientierte Mittelvergabe dienen können.
3. Ein FIS stellt Daten für die Außendarstellung und Wissenschaftskommunikation bereit, zum Beispiel über Personenprofile oder Bibliografien.
4. Ein FIS stellt Daten für Berichte und Auskünfte bereit, die Aufschluss über die Aktivitäten an der UG geben.

Die aktuellen Zielvereinbarungen fordern ein belastbares Konzept zum Umgang mit Forschungsinformationen und der Einführung eines FIS. Darüber hinaus kommt die Einführung eines leistungsfähigen FIS nicht nur den gestiegenen Berichtspflichten entgegen, sondern wirkt sich auch positiv auf institutionelle Transparenzbestrebungen bezüglich Wissens- und Technologie-Transfer sowie stabiler Wettbewerbsfähigkeit bei der Anwerbung von Studierenden, wissenschaftlichem Personal und Forschungsförderung aus. Darüber hinaus trägt die Orientierung am aktualisierten Kerndatensatz Forschung (KDSF 2.0) zur Standardisierung von Daten zu Forschungsaktivitäten und deren Rahmenbedingungen bei.

1. Steigerung der Sichtbarkeit von Forschungsleistungen, die an der UG erbracht werden durch verbesserte Recherchemöglichkeiten und Auffindbarkeit über Suchmaschinen sowie die vereinfachte Einbindung von Publikations- und Projektlisten auf persönlichen und institutionellen Websites.
2. Verbesserte Auskunftsfähigkeit durch valide und schnell abrufbare Kennzahlen.
3. Erleichterung spezifischer Arbeitsgebiete im Rahmen von Projektabwicklung sowie Transfer und Verwertung von Forschungsergebnissen.
4. Ablösung und dadurch Weiterentwicklung des vorhandenen UG-Repositoriums.
5. Schutz der Datensouveränität durch Betrieb und Betreuung vor Ort. Das „Outsourcen“ von Daten zu kommerziellen Anbietern wird vermieden.

Die Einführung eines neuen FIS hat nicht zum Ziel, die Basis für eine zentrale Leistungsorientierte Mittelvergabe (LOM) zu schaffen. Primäres Ziel ist die Verbesserung der Datenbasis, verbunden mit der Möglichkeit der Nachnutzung von Daten in verschiedenen Kontexten, wie z. B. für Auswertungen oder als Parameter für Mittelverteilungen seitens der Bereiche.

Ein FIS stellt gleichsam ein prototypisches System universitärer Datenverarbeitung dar. Entsprechend sorgfältig werden Fragen des Datenschutzes im Projekt behandelt werden und Informationen zur Datenverarbeitung im System entwickelt und bereitgestellt werden. Absehbar wird auch das novellierte LHG einen Passus zur Datenverarbeitung in Forschungsinformationssystemen enthalten.

Auch dem Aspekt der Forschungssicherheit soll durch entsprechende Rechte-Rollen-Konzepte angemessen Genüge getan werden.

Durch die Verarbeitung der Daten in eigenen Systemen macht sich die UG unabhängiger von problematischen Datentransfer und -tracking in Systemen privater Anbieter.

Der Leitgedanke beim Betrieb des FIS an der UG ist „Einmal erfassen, mehrfach nutzen!“, damit das FIS langfristig interne Arbeitsprozesse erleichtern kann und zur nachhaltigen Dokumentation vielfältiger Forschungsaktivitäten und -ergebnisse beitragen kann.

Das Vorhalten und die Pflege Ihrer Daten in einem FIS wirken sich nicht nur positiv auf die UG aus, sondern haben auch Vorteile für einzelne Forscher*innen, Forschungsprojekte, Arbeitsgruppen oder Institute, da sie eine einheitliche und professionelle Außendarstellung unterstützen. Die Sichtbarkeit wird erhöht, die Netzwerk- und Konsortialbildung wird erleichtert und Berichtspflichten können einfacher eingehalten werden.

Da es sich beim vorhandenen FIS um eine Eigenentwicklung der UMG handelt, die stark auf die Bedarfe und Prozesse der Universitätsmedizin zugeschnitten ist und auch nicht-FIS-spezifische Entwicklungen enthält, wird eine einheitliche, übergreifende Nutzung erschwert. Über vorhandene Schnittstellen werden jedoch die dort erfassten Daten übertragen werden können.

DSpace-CRIS ist eine zeitgemäße, interoperable Open-Source-Software die sich dank einer aktiven nationalen und internationalen Entwicklungscommunity in permanenter Entwicklung befindet. Dadurch kann auch zeitnah auf neue Problemarten und Anforderungen reagiert werden. Jährliche Updates im Mai erhöhen die Planbarkeit.

Die Einführungsphase ist nach jetziger Planung begrenzt auf zwei Jahre (2026-2027) und wird in wiederum zwei Phasen untergliedert: 1) Die konzeptionelle Phase, in der lokale Bedarfe, Priorisierungen und Systemanforderungen ausgelotet sowie ein Datenplan und eine Governancestruktur erstellt werden. 2) Die Implementierungsphase, in der die technische Umsetzung erfolgt.

Zahlreiche Organisationseinheiten der UG sind an der erfolgreichen Einführung des FIS beteiligt, da ein FIS an die Datenströme und Workflows verschiedener interner Partner gekoppelt ist. Daher ist das Projektteam auf die aktive Mitarbeit aller betroffenen OEs für die jeweiligen Projektkomponenten und Workflows angewiesen. Neben der UB und dem URZ werden die Prorektoren Forschung sowie Organisation und Ressourcen, sowie das ZFF, das Justitiariat, der Personalrat, das Referat Personal, das Dezernat Finanzen sowie die E-Verwaltung beteiligt sein.

Nach der Einführungsphase folgt die Weiterentwicklung und der Dauerbetrieb, der sich auf das entwickelte Organisationsmodell stützt. Um das FIS aktuell zu halten und auf sich ändernde Gegebenheiten und Anforderungen reagieren zu können, wird es einer kontinuierlichen Begleitung bedürfen. Ein Konzept dafür wird im Zuge des Betriebsmodells erarbeitet werden.

Neben den gängigen Recherchepraktiken können Sie Quellen rund um das Thema FIS in unserer Zotero-Arbeitsbibliothek einsehen.

Wenn Sie selbst Mitglied dieser Bibliothek werden wollen, um sich aktiv an Ihrer Erweiterung zu beteiligen, melden Sie sich gerne per E-Mail: forschungsinformationssystemuni-greifswaldde